O departamento de Protocolo é responsável pelo registro e controle dos documentos que tramitam entre setores ou órgãos, tornando possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro da instituição,

Compete ao departamento receber, registrar, classificar e encaminhar os documentos ou processos à autoridade competente conforme o assunto ou o endereçamento. Somente a autoridade competente, a quem está dirigido o documento, cabe julgar sobre o deferimento ou indeferimento do pedido e/ou solicitação. Na tramitação, os documentos são distintos entre si, em razão dos diferentes assuntos a que dizem respeito. A gestão documental deve se valer de critérios que assegurem que os procedimentos administrativos sejam efetivos e garantam a fidedignidade dos documentos e de todo o trâmite documental, bem como compete às instituições assegurar o tratamento, o armazenamento, o acesso, a disponibilidade e a recuperação da sua produção documental.

Na área administrativa, a gestão documental inicia-se no departamento de Protocolo, que é o serviço encarregado de fazer o controle da tramitação e expedição de documentos, o registro, a classificação e feito o encaminhamento de documentos à autoridade competente conforme o assunto ou o endereçamento. O objetivo do trabalho é conhecer as atividades da gestão de documentos realizadas no Protocolo junto à prefeitura. O departamento de Protocolo dentro de uma administração tem a função de receber e fazer o encaminhamento dos documentos recebidos, fazendo-o chegar ao seu destino.